Zgłoszenia naruszeń prawa w PUHP LECH od dn. 17.12.2021 r. na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa oraz działań następczych w Przedsiębiorstwie Usługowo-Handlowo-Produkcyjnym „Lech” Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku

• 1 [Cel Regulaminu].

1. Niniejszy Regulamin określa obowiązującą w Przedsiębiorstwie Usługowo-Handlowo-Produkcyjnym „Lech” Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku (Spółka Lech) procedurę wewnętrznych zgłoszeń działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa w obszarach wyliczonych w §3 Regulaminu oraz podejmowania przez Spółkę Lech działań następczych w wyniku zgłoszeń.
2. Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Spółką Lech, służy zwiększeniu efektywności wykrywania w Spółce Lech nieprawidłowości, podejmowania działań w celu ich eliminowania a także ograniczenia ryzyka wystąpienia nieprawidłowości na wszystkich poziomach organizacyjnych Spółki Lech.
3. Wdrożony w Spółce Lech system przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych umożliwia pracownikom Spółki Lech sygnalizowanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych, bezpiecznych i zapewniających poufność kanałów komunikacji, w sposób umożliwiający rzetelne i obiektywne rozpoznanie zgłoszeń wewnętrznych oraz gwarantujących sygnalistom ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego ich traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym.
4. Spółka Lech na zasadach określonych w Regulaminie będzie przyjmowania i rozpoznawała zarówno zgłoszenia wewnętrzne jawne, jak i zgłoszenia wewnętrze objęte poufnością i anonimowe.
5. Regulamin został ustalony po konsultacji z zakładową organizacją związkową działającą w Spółce Lech.
6. Regulamin służy wyłącznie do zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa w obszarach prawnych wskazanych w §3 Regulaminu. Bieżące problemy związane z wykonywaną przez pracowników Spółki Lech pracą w innych obszarach związanych z działalnością Spółki Lech zaleca się rozwiązywać w oparciu o relacje służbowe lub ustalone w Spółce Lech właściwe procedury i kanały komunikacji z jednostkami organizacyjnymi i organami Spółki Lech.
7. Każdy z pracowników zatrudnionych w Spółce Lech zobowiązany jest do zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu. Nowy pracownik Spółki Lech zobowiązany jest zapoznać się z treścią Regulaminu przed dopuszczeniem do pracy.

• 2. [Definicje]

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:

• Dyrektywie - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17 oraz Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1);
• Naruszeniu Prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w obszarze prawnym wskazanym w §3 Regulaminu;
• informacji o Naruszeniu Prawa– należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce Lech, której Zgłaszający jest Pracownikiem i którą Zgłaszający pozyskał w kontekście związanym z pracą w Spółce Lech;
• działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Spółkę Lech w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu wyciągnięcia sankcji oraz przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub w razie Zgłoszenia niezasadnego albo z innych powodów niepodlegającego rozpoznaniu - zamknięcia procedury weryfikacji Zgłoszenia;
• działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane Zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty, Osoby pomagającej Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia lub Osoby Powiązanej z Sygnalistą lub które wyrządza lub może wyrządzić szkodę ww. osobom;
• informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie Zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych przez Spółkę Lech działań następczych podjętych w wyniku Zgłoszenia i powodów takich działań;
• kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu Prawa;
• Osobie dokonującej Zgłoszenia lub Zgłaszającym – należy przez to rozumieć każdą osobę fizyczną dokonującą zgłoszenia informacji o Naruszeniu Prawa,
• Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się Naruszenia Prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
• Osobie pomagającej Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą;
• Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty;
• Pracodawcy – Spółka Lech będąca w określonej relacji prawnej pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 oraz z 2021 r. poz. 1162);
• Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Spółki Lech w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1563) oraz osób posiadających status pracownika w rozumieniu art. 45 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej;
• zgłoszeniu wewnętrznym lub Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa Pracodawcy;
• Sygnaliście –rozumie się przez to osobę, której przysługuje ochrona przed działaniami odwetowymi zgodnie z niniejszym Regulaminem;
• Osobie wyznaczonej do przyjmowania Zgłoszeń lub Osobie Wyznaczonej – rozumie się osobę (osoby) upoważnioną (upoważnione) przez Spółkę Lech do przyjmowania Zgłoszeń oraz wypełnienia obowiązków formalnych związanych ze Zgłoszeniami określonych Regulaminem lub obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, podejmowanymi na ich podstawie działaniami następczymi, a także archiwizacji dokumentacji Zgłoszeń i prowadzenia Rejestru Zgłoszeń;
• Komisji – rozumie się przez to wewnętrzną komisję Spółki Lech upoważnioną do podejmowania działań następczych w wyniku Zgłoszenia, włączając w to weryfikację Zgłoszenia, dalszą komunikację ze Zgłaszającym w sprawie Zgłoszenia, prowadzenie postępowania wyjaśniającego, występowanie o dodatkowe informacje, przekazywanie Zgłaszającemu informacji zwrotnej;
• kanałach komunikacji – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszeń w Spółce Lech, zgodnie z zasadami ustalonymi w Regulaminie;  
• postępowaniu wyjaśniającym – rozumie się przez to procedurę wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, wszczynaną przez Komisję na skutek złożonego Zgłoszenia po dokonaniu wstępnej oceny Zgłoszenia;
• Rejestrze Zgłoszeń – rozumie się przez to rejestr dokonanych Zgłoszeń w Spółce Lech;
• RODO – rozumie się przez to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
• Administratorze – rozumie się przez to Spółkę Lech, który samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych,
• organie centralnym – należy przez to rozumieć wskazany w ustawie implementującej do polskiego porządku prawnego Dyrektywę organ administracji publicznej właściwy w sprawach udzielania informacji i wsparcia w sprawach zgłaszania i publicznego ujawniania naruszeń prawa oraz przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ich wstępną weryfikacją i przekazania organom właściwym celem podjęcia działań następczych;
• organie publicznym – należy przez to rozumieć organ administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.

• 3. [Zgłoszenia].

1. Niniejszemu Regulaminowi podlega dokonywane przez Pracowników Zgłoszeń informacji uzyskanych przez nich w kontekście związanym z pracą dotyczących Naruszeń Prawa w następujących obszarach:

1) zamówień publicznych;
2) usług, produktów i rynków finansowych;
3) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5) bezpieczeństwa transportu;
6) ochrony środowiska;
7) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
8) bezpieczeństwa żywności i pasz;
9) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
10) zdrowia publicznego;
11) ochrony konsumentów;
12) ochrony prywatności i danych osobowych;
13) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
14) interesów finansowych Unii Europejskiej;
15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

• 4 [ Status Sygnalisty ]

1. Każda osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia zgodnie z niniejszym Regulaminem powinna zgłosić informację o Naruszeniu Prawa, jeżeli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe (wymóg działania w dobrej wierze).
2. Osoba dokonująca Zgłoszenia zgodnie z §3 Regulaminu podlega ochronie przed działaniami odwetowymi określonej w Regulaminie pod warunkiem, że miała uzasadnione podstawy sądzić, iż będąca przedmiotem Zgłoszenia informacja o Naruszeniu Prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania tego Zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o Naruszeniu Prawa. Status Sygnalisty uzyskuje każda Osoba dokonująca Zgłoszenia, chyba że wstępna ocena Zgłoszenia lub postępowanie wyjaśniające dają podstawy do przyjęcia, iż Osoba dokonująca Zgłoszenia działała w złej wierze.
3. Przewodniczący Komisji informuje Zgłaszającego o przysługiwaniu mu ochrony przewidzianej dla Sygnalisty w terminie 7 dni od daty otrzymania Zgłoszenia przez Spółkę Lech, chyba że Zgłaszający nie wskazał adresu/sposobu, na który należy przekazywać mu informacje w sprawie Zgłoszenia. Odmowa ochrony wymaga uzasadnienia przez Komisję. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że Zgłaszający, który otrzymał ochronę jako Sygnalista działał w złej wierze, zostaje on pozbawiony tej ochrony przewidzianej niniejszym Regulaminie.

 5 [ Tryb i zasady przekazywania Zgłoszeń]

1. Zgłoszenia mogą mieć charakter:
   • zgłoszenia jawnego, gdy Osoba dokonująca Zgłoszenia wyraziła pisemną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w ocenę i rozpatrzenie Zgłoszenia i dalsze działania następcze,
   • zgłoszenia poufnego, gdy Osoba dokonująca Zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości i wszelkie dane go identyfikujące podlegają utajnieniu przez Spółkę Lech i ochronie przed dostępem osób nieuprawnionych,
   • zgłoszenia anonimowego – jeżeli w żaden sposób nie można zidentyfikować Osoby dokonującej Zgłoszenia; w takim wypadku Spółka Lech ani osoby działające w jej imieniu lub na jej zlecenie nie będą podejmowały żadnych prób ustalenia tożsamości osoby, która postanowiła zostać anonimowa, a jakiekolwiek działania w tym zakresie, w szczególności zlecenie ustalenia tożsamości osoby, która pragnie pozostać anonimowa, są zabronione przez Spółkę Lech.

W przypadku, gdy Osoba Wyznaczona lub Członek Komisji lub inna osoba rozpatrująca lub mająca dostęp zgodnie z Regulaminem do Zgłoszenia powezmą wiedzę o danych identyfikujących tożsamość Zgłaszającego, Zgłoszenie uzyskuje charakter zgłoszenia poufnego, o którym mowa w pkt 2) niniejszego ustępu.  

2. Zgłoszenia mogą być przekazywane Pracodawcy wyłącznie za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:
   • poprzez przesłanie przesyłki listownej na adres zakładu Spółki Lech: Przedsiębiorstwo Usługowo Handlowo – Produkcyjne „LECH” Sp. z o.o., adres Kombatantów 4, 15-110 Białystok w zamkniętej, nieprzeźroczystej kopercie z napisem „Zgłoszenie Naruszenia Prawa”, w takim przypadku korespondencja jest rejestrowana w Spółce Lech bez otwierania, a następnie jeśli Regulamin nie stanowi inaczej, przekazywana do Osoby Wyznaczonej, celem dalszego procedowania w sprawie Zgłoszenia,
   • przez przesłanie wiadomości drogą elektroniczną na adres e-mail sygnal@sygnal.lech.net.pl, przy czym w razie zamiaru dokonania zgłoszenia anonimowego w celu zachowania pełnej anonimowości przekazywane Zgłoszenie oraz dalsza korespondencja w tej sprawie ze Zgłaszającym powinny być wysyłane z adresu e-mail uniemożliwiającego identyfikację nadawcy (w szczególności nie powinien zawierać imienia i nazwiska nadawcy, ani innych danych umożliwiających jego identyfikację).
3. Składane Zgłoszenie powinno zawierać jasny opis przedmiotu Zgłoszenia, w tym co najmniej następujące informacje:
   • imię i nazwisko Zgłaszającego, jego stanowisko, miejsce pracy (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych),
   • preferowany przez Zgłaszającego sposób kontaktu z osobą odpowiedzialną za Zgłoszenie i Komisją (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych
   • datę i miejsce sporządzenia Zgłoszenia,
   • datę oraz miejsce zaistnienia Naruszenia Prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o Naruszeniu Prawa,
   • opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia Naruszenia Prawa,
   • wskazanie podmiotu prawa, którego dotyczą zarzuty/informacje zawarte w Zgłoszeniu,
   • wskazanie ewentualnych świadków Naruszenia Prawa,
   • wskazanie lub dołączenie dowodów, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w rozpatrzeniu Zgłoszenia.

Przykładowy formularz Zgłoszenia, którym może posłużyć się Zgłaszający opublikowany jest wraz z Regulaminem. Zmiana formularza nie stanowi zmiany Regulaminu.  

4. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej weryfikacji Zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę Pracownik dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty przez Pracodawcę do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach prawa pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie może skutkować rozwiązaniem z Pracownikiem umowy o pracę z Pracodawcą bez wypowiedzenia z winy Pracownika. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy Zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, że Zgłaszający w zgłoszeniu świadomie podał nieprawdę lub zataił prawdę, Zgłaszający może także zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej lub innej odpowiedzialności przewidzianej prawem w przypadku wystąpienia szkody po stronie Spółki Lech w związku z fałszywym Zgłoszeniem.

 6 [Przyjmowanie Zgłoszeń. Postępowanie w sprawie rozpatrzenia Zgłoszeń].

1. Za przyjmowanie oraz sprawowanie całościowego nadzoru nad obsługą techniczną Zgłoszeń w Spółce Lech odpowiedzialna jest osoba (osoby) wyznaczona do przyjmowania Zgłoszeń (Osoba Wyznaczona) wskazana w uchwale Zarządu Spółki Lech opublikowanej wraz z Regulaminem. Zmiana uchwały, o której mowa w zdaniu poprzednim nie stanowi zmiany Regulaminu.
2. Wyłączny dostęp do kanałów komunikacji zgłoszeń wewnętrznych Naruszeń Prawa w zakresie, w jakim kanały te dotyczą Zgłoszeń posiadają w Spółce Lech Osoby Wyznaczone.
3. W każdym przypadku, po wpłynięciu Zgłoszenia, Osoba Wyznaczona niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od wpływu Zgłoszenia do Spółki Lech, potwierdza Zgłaszającemu dokonanie Zgłoszenia, chyba, Zgłaszający nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie a nie wynika to z funkcjonalności kanału do dokonywania Zgłoszeń.
4. Osoba Wyznaczona przekazuje Zgłoszenie Komisji do rozpatrzenia, włączając w to wstępną weryfikację Zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające, dalszą komunikację ze Zgłaszającym / Sygnalistą, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące Zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej Zgłoszenia.
5. Prezydium Komisji, działające pod kierownictwem Przewodniczego Komisji, dokonuje wstępnej weryfikacji Zgłoszenia i jeżeli Zgłoszenie nadaje się do dalszego rozpoznania (spełnia warunki przyjęcia do rozpoznania w trybie niniejszego Regulaminu) Przewodniczący Komisji wszczyna postępowanie wyjaśniające w sprawie tego Zgłoszenia. Prezydium Komisji może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawie danego Zgłoszenia, w sytuacji, gdy Zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, w szczególności w przypadku gdy: 1) nie stanowi zgłoszenia informacji o Naruszeniu Prawa, 2) przekazane jest w sposób uniemożliwiający prowadzenie postępowania wyjaśniającego z uwagi na niewystarczający zakres przekazanych w nim informacji, a ich uzupełnienie przez Komisję jest obiektywnie niemożliwe, 3) okoliczności sprawy wskazują na działanie Zgłaszającego oczywiście w złej wierze, 4) Zgłoszenie nie podlega pod zakres stosowania niniejszego Regulaminu. W sytuacjach opisanych powyżej Komisja nie rozpoczyna postępowania wyjaśniającego i oddala Zgłoszenie.
6. Komisja składa się z: :
7. Prezydium - Przewodniczącego (Osoba Wyznaczona), Wiceprzewodniczącego i Sekretarza (stały skład Komisji), wskazanych w uchwale Zarządu Spółki Lech, opublikowanej wraz z Regulaminem, zmiana uchwały nie stanowi zmiany Regulaminu,
8. Członków Wspierających wybieranych z pisemnego upoważnienia Zarządu Spółki Lech przez Przewodniczącego Komisji do rozpatrzenia merytorycznego danego Zgłoszenia, jeżeli zajdzie taka potrzeba (skład zmienny).
9. Prace Komisji są protokołowane przez Sekretarza. Protokół podpisują Członkowie Komisji biorący udział w danym postępowaniu wyjaśniającym. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza stanowisko końcowe, w którym stwierdza czy informacje lub zarzuty zawarte w Zgłoszeniu okazały się w jej ocenie potwierdzone i zasadne oraz przedstawia rekomendacje do Zarządu Spółki Lech, a jeżeli Zgłoszenie dotyczyło Członka Zarządu Spółki Lech – do Rady Nadzorczej Spółki Lech w zakresie dalszych działań następczych, które w jej ocenie powinny zostać podjęte przez Spółkę Lech w stosunku do sprawców Naruszenia Prawa albo w stosunku do Zgłaszającego, jeżeli dokonał Zgłoszenia w złej wierze. Komisja przedstawia też rekomendacje czynności, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom w przyszłości. W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia, Komisja przekazuje niezwłocznie Zgłaszającemu oraz Osobie, której Zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym Zgłoszeniu oraz przeprowadzonej negatywnej weryfikacji Zgłoszenia.
10. Komisja może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Spółki Lech lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym z zachowaniem przez nich poufności pozyskanych w związku ze Zgłoszeniem.
11. Osoba Wyznaczona, członkowie Komisji, członkowie organów Spółki Lech, co do których z treści Zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowani w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia, podlegają wyłączeniu z wszelkich czynności dotyczących tego Zgłoszenia oraz z dostępu do informacji dotyczących działań następczych w sprawie Zgłoszenia.
12. Komisja rozpoznaje Zgłoszenie, rekomenduje dalsze działania następcze, przekazuje Zgłaszającemu informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia - w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
13. Jeżeli Zgłoszenie dotyczy Osoby Wyznaczonej lub Członków Prezydium Komisji, może być ono dokonane za pośrednictwem kanałów komunikacji określonych w Regulaminie z dopiskiem „Zgłoszenie Naruszenia Prawa do Zarządu Spółki”. W takich przypadkach korespondencja jest rejestrowana w Spółce Lech bez otwierania, a następnie przekazywana do Prezesa Zarządu Spółki (lub osoby wyznaczonej przez Zarząd na piśmie, jeżeli Zarząd podejmie decyzję o jej wyznaczeniu), który podejmuje decyzje odnośnie dalszych działań. Prezes Zarządu Spółki może powierzyć wyznaczonej na piśmie osobie przeprowadzenie postepowania wyjaśniającego. Osoba prowadząca postępowanie w sprawie Zgłoszenia odpowiada za terminowe wyjaśnienie Zgłoszenia, archiwizację dokumentacji dotyczącą Zgłoszenia i Rejestr Zgłoszeń dotyczący ww. osób.
14. Podczas rozpatrywania Zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania zobowiązani są do należytej staranności, obiektywizmu, opierania się na faktach i zebranych dowodach oraz do zachowania w poufności informacji dotyczącej Zgłoszenia, ochrony przed ujawnianiem danych osobowych w nim zawartych, w tym tożsamości Zgłaszającego i osób w nim wskazanych. Osoby uprawnione do dostępu do dokumentacji lub informacji z postępowania w sprawie Zgłoszenia podpisują pisemne oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu w sprawie rozpatrzenia Zgłoszenia oraz innych działaniach następczych.
15. Szczegółowe zasady pracy Komisji może określać dodatkowo odrębna procedura przyjęta uchwałą Zarządu Spółki.
16. W oparciu o rekomendacje przedstawione w sprawozdaniu Komisji, decyzję co do zakresu i terminu wdrożenia działań następczych podejmuje Zarząd / Rada Nadzorcza Spółki Lech wyznaczając jednocześnie komórkę organizacyjną Spółki Lech lub osobę odpowiedzialną za ich wykonanie. W przypadku stwierdzenia w toku rozpatrywania Zgłoszenia podejrzenia popełnienia przez Osobę dokonującą Zgłoszenia czynu zabronionego Zarząd / Rada Nadzorcza Spółki Lech może podając decyzję o złożeniu zawiadomienie do organów ścigania.
17. Osobę dokonującą Zgłoszenia należy każdorazowo informować na piśmie o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postepowania karnego.

 7. [Zakaz działań odwetowych]

1. Wprowadza się niniejszym Regulaminem bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia w trybie niniejszego Regulaminu, przy czym podlega on ochronie wyłącznie w zakresie dokonanego Zgłoszenia.
2. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze odwetowym wobec Sygnalisty będzie kwalifikowane jako naruszenie niniejszego Regulaminu i może skutkować w szczególności odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego takich działań ze Spółką Lech.
3. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, przeniesienie Sygnalisty na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu Pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych Sygnalisty, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania Pracownika na takie badanie, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
4. Za niekorzystne traktowanie Sygnalisty z powodu dokonania Zgłoszenia uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej, chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
5. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty również w sytuacji, gdy Zgłoszenie zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
6. Ochronie przyznanej Sygnaliście w niniejszym paragrafie podlegają także na tych samych zasadach Osoba pomagająca Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoba powiązana z Sygnalistą.
7. Sygnaliście, Osobie pomagającej Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia i Osobie powiązanej z Sygnalistą, Pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych Pracowników Spółki Lech lub członków jej organów. Zapewniając ochronę, o której mowa w zdaniu poprzednim Pracodawca, w szczególności:

• podejmuje działania gwarantujące zasady poufności i anonimowości danych Sygnalisty, Osoby pomagającej Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia i Osoby powiązanej z Sygnalistą, w szczególności na każdym etapie rozpoznawania Zgłoszenia i prowadzenia działań następczych,  
• wyciąga konsekwencje przewidziane prawem zgodnie przepisami prawa w stosunku do osób, którym udowodnione zostało podejmowanie działań odwetowych względem Sygnalisty, Osoby pomagającej Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia lub Osobie powiązanej z Sygnalistą.

8. Sygnalista, Osoba pomagająca Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoba powiązana z Sygnalistą z tytułu zgłoszenia Naruszenia Prawa nie podlega zwolnieniu z odpowiedzialności za popełnione przez siebie działania na szkodę Spółki Lech, w tym działania związane z naruszeniem prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych Spółki Lech. Jeżeli zgłoszenie Naruszenia Prawa dotyczy czynu, w którym wskazane w zdaniu poprzednim osoby brały udział, wówczas dokonanie Zgłoszenia może być brane przez Pracodawcę pod uwagę jako czynnik łagodzący przy podejmowaniu decyzji o działaniach dyscyplinarnych.

• 8 [ Poufność. Ochrona danych osobowych]

1. Wszystkie zachowania osób zaangażowanych w przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych, mają na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Zgłaszającym / Sygnalistom oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych.
2. Zgłaszający / Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Osobę Wyznaczoną, która zobowiązana jest podjąć działania mające na celu ochronę Zgłaszającego/ Sygnalisty w szczególności przed działaniami odwetowymi.
3. Tożsamość Zgłaszającego / Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, są traktowane jako objęte tajemnicą na wszystkich etapach procedury rozpatrywania Zgłoszenia.  Informacje te mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem Spółki Lech, wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne postępowań, po uprzednim poinformowaniu na piśmie Zgłaszającego /Sygnalisty, chyba że takie poinformowanie mogłoby zagrozić prowadzonemu postępowaniu. Tożsamość Podmiotów, których dotyczy Zgłoszenie, Osób pomagających Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osób powiązanych z Sygnalistą podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie i zasadach jak ochrona tożsamości Zgłaszającego / Sygnalisty.
4. Zgłoszenie, wstępna weryfikacja Zgłoszenia, wszelkie kontakty każdej Osoby Wyznaczonej oraz członków Komisji ze Zgłaszającym / Sygnalistą, czynności podejmowane w postępowaniu wyjaśniającym oraz pozostałe czynności następcze podejmowane przez osoby upoważnione przez Spółkę Lech objęte są tajemnicą, a każda Osoba Wyznaczona, Członkowie Komisji oraz inne osoby biorące zgodnie z Regulaminem udział w rozpatrzeniu Zgłoszenia i podjęciu dalszych działań następczych są zobowiązani do podpisania klauzuli poufności i jej bezwzględnego przestrzegania pod rygorem odpowiedzialności za naruszenie.
5. Zgłaszającemu dokonującemu anonimowego Zgłoszenia, w przypadku ustalenia jego tożsamości, przysługuje pełna ochrona tożsamości przed ujawnieniem. Zgłaszającego traktuje się w takim przypadku, jakby złożył Zgłoszenie poufne.
6. Przetwarzanie danych osobowych, w tym ich wymiana lub przekazywane następuje zgodnie
   z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz RODO i innych procedur związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i ochrony danych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, wdrożonych w Spółce Lech.
7. Administrator danych osobowych zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych Zgłaszającym/ Sygnaliście, Osobom pomagających Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osobom powiązanym z Sygnalistą, jak również Osobom których dotyczy Zgłoszenie.
8. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez Administratora są dostępne w Klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych stanowiącej Załącznik do Regulaminu.
9. Zgodnie z zasadą minimalizacji określoną w art. 5 RODO, przetwarzane mogą być wyłącznie dane osobowe, które są istotne i niezbędne dla celów Zgłoszenia i podjęcia działań następczych. W związku z tym wszystkie dane osobowe (dowolnej osoby fizycznej) zawarte w Zgłoszeniu lub zebrane w inny sposób, które nie są konieczne podlegają usunięciu lub anonimizacji.

 9. [Rejestr Zgłoszeń]

1. Spółka Lech prowadzi Rejestr Zgłoszeń oraz jest administratorem danych zgromadzonych w tym rejestrze.
2. Wpisu do Rejestru Zgłoszeń dokonuje się na podstawie Zgłoszenia. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1)     numer sprawy;

2)    przedmiot naruszenia;

3)    datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

4)    informację o podjętych działaniach następczych; 

5)    datę zakończenia sprawy.

3. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada każda Osoba Wyznaczona, chyba że Regulamin stanowi inaczej.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, w szczególności z uwzględnieniem zachowania poufności i anonimowości tożsamości Zgłaszającego / Sygnalisty, Osób pomagających Sygnaliście w Zgłoszeniu, Osób powiązanych z Sygnalistą oraz Osoby, której zgłoszenie dotyczy.
5. Dane w Rejestrze Zgłoszeń przechowane są przez okres 5 lat od dnia przyjęcia Zgłoszenia.

 10. [Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych]

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organów publicznych lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie, w szczególności gdy: 1) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Regulaminie Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej a Osoba dokonująca zgłoszenia / Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że Naruszenie Prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko wystąpienia nieodwracalnej szkody,2) lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, 3) lub gdy w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania Naruszeniu Prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą Naruszenia Prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem ochrony gwarantowanej przepisami niniejszego Regulaminu.

• 11. [Postanowienia Końcowe]

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywa), a także stosowne przepisy prawa krajowego, w szczególności przepisy implementujące tę Dyrektywę do polskiego porządku prawnego oraz przepisy Kodeksu pracy.
2. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Regulaminu odpowiada Prezydium Komisji.
3. Przeglądu Regulaminu dokonuje Prezydium Komisji systematycznie, nie rzadziej niż co 3 lata, przy czym przegląd Regulaminu nastąpi także po wejściu w życie przepisów prawa implementujących Dyrektywę do polskiego porządku prawnego.
4. Kierownik działu Kadr odpowiedzialny jest za zapoznanie wszystkich Pracowników z postanowieniami Regulaminu oraz za wstępne i regularne szkolenia Pracowników z zakresu objętego Regulaminem.
5. Regulaminu nie stosuje się: jeżeli informacja o Naruszeniu Prawa została zgłoszona na podstawie przepisów odrębnych, w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa, b) jeżeli Naruszenie Prawa godzi wyłącznie w prawa Zgłaszającego lub zgłoszenie Naruszenia Prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie Zgłaszającego, c) do sprawcy Naruszenia Prawa, jeżeli na podstawie przepisów prawa osoba ta korzysta ze zwolnienia z odpowiedzialności lub złagodzenia kary w związku ze swoim zachowaniem po popełnieniu naruszenia prawa, w szczególności dobrowolnym ujawnieniem naruszenia prawa lub współpracą z organami ścigania lub innymi właściwymi organami, d) do Naruszeń Prawa w zakresie zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 i 1598).
6. Zmiany Regulaminu dokonywane są w trybie uchwały Zarządu Spółki Lech, po uprzedniej konsultacji z zakładową organizacją związkową działającą w Spółce Lech.
7. Regulamin podlega ogłoszeniu w sposób przyjęty u Pracodawcy oraz na Biuletynie Publicznym Spółki LECH.
8. Regulamin wchodzi w życie z dniem 17 grudnia 2021r.

 Przyjęto uchwałą Zarządu Nr 1/2021 Przedsiębiorstwa Usługowo-Handlowo-Produkcyjnego „LECH” Sp. z o.o. z dnia 16 grudnia 2021 roku