Polityka prywatności P.U.H.P. LECH

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Czas przechowywania danych

Uzasadniony interes Administratora

Wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. zarządzanie instalacjami gospodarowania odpadami w imieniu Miasta Białystok

Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi)

Z uwagi na fakt, że przetwarzanie danych osobowych następuje w zakresie powierzonego Administratorowi zadania publicznego Administrator jest uprawniony przetwarzać powierzone dane przez okres realizacji zadania publicznego, nie krócej niż przez 10 lat od daty ich przekazania. W uzasadnionych przypadkach, termin przetwarzania danych może ulec przedłużeniu.

Zawarcie i wykonywanie umowy z klientem/kontrahentem, w tym kontakt z pracownikami klienta/kontrahenta, wyznaczonymi do realizacji i koordynowania danej umowy (również kontakt e-mailowy)

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy)

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO  (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora)

Przez czas trwania umowy oraz po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te Spółka przechowuje przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych tj. przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

W przypadku osób do kontaktu – dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, chyba że Administrator wykaże inną podstawę do ich przetwarzania

Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami oraz współpracownikami klientów i kontrahentów, wyznaczonymi jako tzw. „osoby do kontaktu”

Rozpatrywanie zgłaszanych przez mieszkańców skarg i wniosków, w związku z realizacją powierzonego zadania publicznego

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze)

Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi)

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora)

Dokumentacja związana z obsługą skarg i wniosków przechowywana będzie przez czas niezbędny do realizacji zadania publicznego, a po jego upływie przez okres niezbędny do umożliwienia zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących PUHP LECH Sp. z o.o. w Białymstoku oraz wypełnienia obowiązku prawnego; okres przetwarzania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony jeśli wystąpi inna uzasadniona prawnie potrzeba administratora przetwarzania tych danych przez okres dłuższy;

Uzasadniony interes Administratora danych osobowych w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi względem podmiotów danych.

Prowadzenie działań edukacyjnych i promocyjnych z zakresu gospodarowania odpadami i ekologii

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora)

Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi)

Do czasu wniesienia przez klienta sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych.

Z uwagi na fakt, że przetwarzanie danych osobowych następuje w zakresie powierzonego Administratorowi zadania publicznego Administrator jest uprawniony przetwarzać powierzone dane przez okres realizacji zadania publicznego, nie krócej niż przez 10 lat od daty ich przekazania. W uzasadnionych przypadkach, termin przetwarzania danych może ulec przedłużeniu.

Uzasadniony interes Administratora wyrażony poprzez prowadzenie działań edukacyjnych, mających na celu promowanie ekologii i zasad gospodarowania odpadami

Dochodzenie roszczeń przez Administratora lub obrona przed roszczeniami prawnymi skierowanymi w stosunku do Administratora

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora)

Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.

Uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi.

Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe (umów, faktur) w celach rozliczeniowych

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – ustawa Kodeks cywilny, ustawa o rachunkowości)

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas przewidziany dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (min. 3 lata, maks. 6 lat).

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych tj. przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Rekrutacja pracowników i współpracowników

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – dotyczy przetwarzania danych w zakresie wskazanym w kodeksie pracy (art. 22¹ kodeksu pracy)

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dotyczy przetwarzania innych dane niż wskazane w art. 22¹ kodeksu pracy, w tym danych kontaktowych kandydatów, oraz przetwarzania tych danych na potrzeby przyszłych rekrutacji

Art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – w przypadku przekazania przez kandydata do pracy danych szczególnych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO

Dane osobowe zgromadzone w procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji.

W przypadku wyrażonej zgody na wykorzystywanie danych osobowych dla celów przyszłej rekrutacji, dane będą wykorzystywane do czasu wycofania zgody, nie dłużeni niż maksymalnie przez rok od daty wpłynięcia zgłoszenia rekrutacyjnego.

Zatrudnianie pracowników oraz wszelkie czynności i rozliczenia związane z zatrudnieniem pracowników

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – na podstawie ustawy Kodeks Pracy)

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy)

Art. 9 ust. 2 pkt b), h), j) RODO

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą) - dotyczy przetwarzania innych dane niż wskazane w art. 22¹ kodeksu pracy i innych ustawach szczególnych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10 od rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Nawiązywanie współpracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz czynności i rozliczenia związane z prowadzoną współpracą

 Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – ustawa Kodeks cywilny, ustawa o rachunkowości)

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy)

Przez czas trwania umowy oraz po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych tj. przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Prowadzenie postępowań w przedmiocie udzielenia zamówień publicznych

(osobna klauzula informacyjna dotycząca zamówień publicznych znajduje się w zakładce „PRZETARGI”)

Art. 6 ust. 1 lit. c) i b) RODO

(przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych i wewnętrznych procedur archiwizacji obowiązujących u Administratora, a następnie do zawarcia umowy w trybie ww. ustawy)

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w zakresie danych osób fizycznych podanych przez Wykonawcę na potrzeby konkretnego postępowania przetargowego (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora)

Okres przechowywania danych osobowych przetwarzanych w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego jest następujący:

a)      odniesieniu do podmiotu, którego oferta została wybrana, Administrator jest uprawniony przechowywać dokumentację przez okres realizacji umowy zawartej z wykonawcą, a następnie okres archiwizacji wynikający z procedur obowiązujących w organizacji Administratora,

b)      w odniesieniu do podmiotów, których oferty nie zostały wybrane, dane osobowe będą przechowywane zgodnie z procedurami obowiązującymi w organizacji Administratora przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami oraz współpracownikami wykonawców wyznaczonymi jako tzw. „osoby do kontaktu” lub osoby zaangażowane w realizację danej umowy

Przetwarzania danych osobowych przez monitoring w następujących lokalizacjach

Przedsiębiorstwa Usługowo – Handlowo – Produkcyjne „LECH” Spółka z o.o.:

a)    Zakład Unieszkodliwiania Odpadów Komunalnych w Białymstoku (spalarnia odpadów, ul. Andersa 40 F, 15-113 Białystok)

b)    Zakład Utylizacji Odpadów Komunalnych w Hryniewiczach (sortownia, PSZOK, kompostownia, pola składowe, Hryniewicze, 16-061 Juchnowiec Kościelny

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora)

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze na podstawie przepisów prawa (art. 25 ust. 6a ustawy o odpadach)

Dane przechowywane przez okres maksymalnie 30 dni, następnie nadpisywane kolejnymi nagraniami, o ile nie zachodzi prawna potrzeba zabezpieczenia nagrania.

Uzasadniony interes

Celem monitorowania jest właściwa realizacja zadań powierzonych przez Miasto Białystok, zapewnienie porządku i bezpieczeństwa na terenie zarządzanym przez Administratora, zabezpieczenie terenu przed wstępem osób nieupoważnionych poza godzinami otwarcia.

Przetwarzanie danych osobowych przez PSZOK (Punkt Selektywnej Zbiórki Odpadów Komunalnych):

- PSZOK Białystok (ul. 42 Pułku Piechoty 48, 15-950 Białystok)

- PSZOK Hryniewicze (Hryniewicze, 16-061 Juchnowiec Kościelny)

art.6 ust. 1 lit. e) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym – w celu realizacji przez Administratora zadań publicznych związanych z gospodarowaniem przekazanymi odpadami),

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO  (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - w celu właściwej realizacji zadań PSZOK, w tym weryfikacji miejsca wytworzenia dostarczonych odpadów komunalnych.)

Przetwarzanie danych osobowych następuje przez następujący okres:

a) w przypadku danych osobowych zawartych w przedstawianym do wglądu dokumencie potwierdzającym tożsamość osoby i miejsce wytworzenia odpadów - każdorazowo przy dostarczeniu odpadów do PSZOK;

b) w przypadku danych osobowych z oświadczeń o miejscu wytworzenia odpadów - oświadczenia o miejscu wytworzenia odpadów będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji zdania zleconego Spółce tj. prowadzenia PSZOK, nie krócej niż 10 lat.

c) w przypadku danych rejestrowanych przez monitoring wizyjny – do 30 dni.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z wjazdem na teren Zakładu Utylizacji Odpadów Komunalnych w Hryniewiczach oraz Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów Komunalnych w Białymstoku kierowców pojazdów transportujących odpady

Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO -

realizacja przez Administratora zadań publicznych związanych gospodarowaniem przekazanymi odpadami

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO -       

zapewnienie porządku i bezpieczeństwa na terenie ZUOK w Hryniewiczach  i ZUOK w Białymstoku będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

w celach archiwalnych (dowodowych),ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Z uwagi na fakt, że przetwarzanie danych osobowych następuje w zakresie powierzonego Administratorowi zadania publicznego w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi Administrator jest uprawniony przetwarzać powierzone dane przez okres realizacji zadania publicznego, nie krócej niż przez 10 lat od daty ich przekazania. Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane będą nie dłużej niż 30 dni, a następnie są nadpisywane kolejnymi nagraniami.

 Zapewnienie porządku i bezpieczeństwa na terenie ZUOK w Hryniewiczach  i ZUOK w Białymstoku będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

W celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów

W celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora np.

w sytuacji postępowania sądowego lub postępowania administracyjnego